Советы от системного интегратора
«Методы менеджмента качества», №1
январь 2009 года
В данной статье описывается процедура оценки поставщиков различной продукции и аутсорсинговых услуг, приобретаемых компанией «ИМПУЛЬС-ИВЦ» на стороне, а также даются конкретные советы по выбору и переоценке поставщиков.
Процедура предназначена для обеспечения надлежащего систематического контроля качества сторонних комплектующих и управление применяемыми субподрядными (аутсорсинговыми) услугами, влияющими на соответствие конечной продукции требованиям потребителя.
1. Оценка поставщиков продукции и комплектующих
Минимальными требованиями, которые предъявляются к поставщикам, достаточными для сотрудничества являются:
- законопослушность поставщика;
- качественное выполнение поставщиком предыдущих обязательств;
- максимальное присутствие продукции вендоров, продвигаемых фирмой;
- выгодность предложения поставщика.
Для более детальной оценки уровня поставщика учитывается следующая информация:
- наличие в договорах с поставщиками разделов по качеству поставляемой продукции, включая ответственность поставщика за поставку продукции несоответствующего качества;
- наличие и характер гарантийных обязательств поставщика, указанных в договоре;
- наличие и периодичность отклонений поставляемой продукции от требуемого качества;
- наличие у поставщиков прав от производителей продукции на продажу определенных типов продукции и особого статуса в ее продвижении;
- коммерческие разделы предложения;
- юридические аспекты;
- вопросы безопасности.
При приобретении товаров, под которыми понимается программное обеспечение, необходимо выполнение как минимум следующих требований:
- программное обеспечение (ПО) должно быть лицензионным;
- ПО должно поставляться в упаковке фирмы-производителя.
При приобретении оборудования для автоматизированных систем необходимо выполнение как минимум следующих требований:
- оборудование должно обслуживаться официальным сервисным центром в соответствии с гарантиями вендора;
- поставка оборудования должна осуществляться по официальным («белым») каналам;
- поставщик должен поддерживать широкий спектр оборудования;
- опыт работы поставщика (вендора) не менее 3-х лет.
2. Оценка поставщиков субподрядных услуг
При использовании аутсорсинга для выполнения части работ, предусмотренных договором, необходимо выполнение как минимум следующих требований:
- привлекаемая в качестве субподрядчика организация должна иметь сертифицированных специалистов в требуемой предметной области;
- опыт работы организаций не менее 3-х лет;
- исполнитель гражданско-правового договора должен соответствовать или превосходить требования для приема внутреннего персонала и иметь соответствующее образование, подтверждаемые навыки и опыт.
3.Выбор и переоценка поставщиков
Руководитель производственной комплектации подготавливает перечень возможных поставщиков для периодического анализа.
Анализ поставщиков осуществляется руководителем производственной комплектации совместно с владельцами процессов, компетентными в данном виде продукции (главный инженер – по инженерным системам, руководитель внутренней автоматизации – по компьютерным системам, руководитель разработки и внедрения – по деловому ПО и т.д.), а также согласовывается с Генеральным директором на основании следующих критериев: надежность, опыт, срок поставки, цена, кредит, доставка, сертифицированная СМК, статистика отказов оборудования.
Отдельно оцениваются поставщики по следующим направлениям:
- компьютерные, телекоммуникационные и инженерные системы, программное обеспечение, разделяется, в свою очередь на:
- системное ПО;
- офисное ПО;
- системы защиты информации;
- активное сетевое оборудование;
- серверное оборудование;
- персональные устройства;
- мониторы;
- источники бесперебойного питания;
- электрооборудование;
- телефония и т.д.;
- образовательные услуги;
- маркетинговые услуги;
- дистанционные услуги;
- а также основные печатные и электронные СМИ.
Каждому поставщику ставится оценка по каждому критерию, затем подводится итог, как указано в документе «Результаты анализа поставщиков», выдержка из которого представлена ниже:
РЕЗУЛЬТАТЫ АНАЛИЗА ПОСТАВЩИКОВ КОМПЬЮТЕРНЫХ, ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫХ И ИНЖЕНЕРНЫХ СИСТЕМ, ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ НА ____ ГОД
| № | Наименование поставщика | Критерии (балл) | Итог(макс.) | Примечание | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| «Белый» товар | Соответствие цены | Ассортимент | Срок поставки | Партнерство «наших» вендоров | Замена брака | Сбои поставок | - | ||||
| (10) | (20) | (10) | (20) | (20) | (10) | (10) | (100) | ||||
| 1 | Поставщик №1 | 10 | 20 | 10 | 15 | 20 | 10 | 5 | 90 | Системное ПО | Программное обеспечение |
| 2 | Поставщик №2 | 10 | 15 | 10 | 15 | 20 | 10 | 5 | 85 | ||
| 3 | ... | ||||||||||
РЕЗУЛЬТАТЫ АНАЛИЗА ПОСТАВЩИКОВ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УСЛУГ НА ____ ГОД
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
РЕЗУЛЬТАТЫ АНАЛИЗА ПОСТАВЩИКОВ МАРКЕТИНГОВЫХ УСЛУГ НА ___ ГОД
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
РЕЗУЛЬТАТЫ АНАЛИЗА ПОСТАВЩИКОВ ДИСТАНЦИОННЫХ УСЛУГ НА ___ ГОД
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
СПИСОК ОСНОВНЫХ ПЕЧАТНЫХ И ЭЛЕКТРОННЫХ СМИ НА ___ ГОД
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Одобренным поставщиком является тот поставщик, у которого итоговая оценка выше 60 баллов.
Список одобренных поставщиков в обязательном порядке утверждается Генеральным директором. Плановая периодичность проверки и пересмотра данного списка – 1 раз в год (в течение первого квартала).
Включение в список нового или исключение не удовлетворяющего требованиям фирмы поставщика осуществляется при возникновении событий, изменяющих значения критериев документа «Результаты анализа поставщиков».
Предпочтение отдается поставщикам, которые:
- получили высокую оценку;
- зарекомендовали себя как надежные поставщики в течение долговременного сотрудничества;
- имеют систему качества выпускаемой продукции, сертифицированную аккредитованным независимым органом, который имеет свою сертифицированную систему менеджмента качества.
В результате анализа формируются и утверждаются Генеральным директором списки одобренных поставщиков. Ниже, в качестве иллюстрации, приведена выдержка из таблицы отобранных и утвержденных поставщиков.
СПИСОК ОДОБРЕННЫХ ПОСТАВЩИКОВ НА ____ ГОД (ВЫДЕРЖКА)
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
4. Закупка
Закупки производятся согласно списку одобренных поставщиков, занесенных как контрагенты в информационную систему управления (ИСУ) фирмы, чем обеспечивается использование только допущенных поставщиков.
Управление закупками осуществляет руководитель производственной комплектации.
Закупки необходимо осуществлять согласно данной процедуре, которая поддерживается в рабочем актуальном состоянии. Изменения в предусмотренные этой процедурой документы вносятся согласно процессу анализа со стороны руководства.
Обязательными документами, которыми оформляется приобретение продукции у поставщика, являются: договор поставки, товарная накладная, формируемые ИСУ фирмы по контрагенту. Документы хранятся в электронном виде в папке рабочих документов группы производственной комплектации или в действующей базе данных ИСУ фирмы.
При покупке субподрядных услуг документы определяются в договоре субподряда.
Проверка закупленной продукции на комплектность и сохранность упаковки производится руководителем производственной комплектации в момент получения или оприходования товара на склад. Допускается прямая поставка продукции клиенту без ее проверки, в случае согласования с ним возможности замены бракованной продукции вендором.
Проверку работоспособности продукции осуществляет сотрудник, который производит ее установку клиенту.
В исключительных случаях, когда клиент отказывается от установки и производит ее собственными силами, проверку продаваемой продукции на комплектность и сохранность производит ответственный сотрудник, производящий отгрузку товара клиенту. Закупки продукции у поставщика, которому нет причин доверять, недопустимы.
Продукция, которая не соответствует установленным требованиям, должна храниться на складе в отдельной коробке или на отдельной полке, маркированной заметной этикеткой “БРАК” или “НЕИСПРАВНЫЕ”.
Правила устранения некомплектности, нарушения работоспособности производятся в соответствии с договорами поставки и законами РФ.
5. Контроль качества закупок
Контроль качества закупок проверяется в процессе аудита процедуры управления закупками в соответствии с утвержденным планом аудитов. Результаты аудитов анализируются руководством.
Текущий надзор за деятельностью по обеспечению качества закупок осуществляет руководитель производственной комплектации и менеджеры по работе с клиентами.
В случае обнаружения нарушений установленных требований, ответственные сотрудники обязаны довести данные факты до руководителя производственной комплектации, а также Ответственного по качеству для принятия корректирующих действий.
Руководитель производственной комплектации ведет статистику отказов и несоответствий, составляет отчеты о рекомендациях и обратной связи от поставщиков для их переоценки и влияния на них.
Андрей Пирожник, к.т.н., заместитель Генерального директора «ИМПУЛЬС-ИВЦ»
