Журнал «Аудит и налогообложение»
№5, май 2006
Рынок строительного программного обеспечения
По оценкам исследований, рынок строительного программного обеспечения в России сформирован. Для обеспечения конкурентоспособности строительных программных продуктов, им должны быть приданы такие свойства, которые в наибольшей степени соответствуют требованиям потребителей. Но чтобы организовать работу в этом направлении, контролировать и оценивать результаты, нужно уметь оценивать уровень потребности в программном обеспечении субъектов строительной отрасли.
В средних и крупных строительных компаниях существует множество отделов, которые используют различное программное обеспечение для выпуска рабочей документации (например, сметный отдел использует сметное программное обеспечение, договорной отдел – программные средства по документообороту, бухгалтерия - «1С» и т.д.). Все отделы, естественно, связаны друг с другом логически, но обмен документов (электронных) между ними не происходит вследствие различных форматов хранения. Таким образом отсутствует интеграция одних программных продуктов с другими установленными программами и как следствие – не осуществляется электронный документооборот.
Деловые процессы планово-экономического отдела
Планово-экономический отдел в любой строительной организации отвечает за анализ финансового состояния предприятия и движение денежных средств в обороте.
Плановый отдел составляет проекты перспективных, годовых и оперативных планов подрядных и субподрядных работ, доводит плановые задания до исполнителей, организует учет их выполнения и составляет отчет по работе; осуществляет экономический анализ производственно-хозяйственной деятельности и разрабатывает предложения по выполнению повышения эффективности работы строительной организации.
Правильное планирование поставок материалов и техники способствует экономии оборотных средств. К сожалению, на практике план снабжения почти никогда не согласуется с планом поступления средств от заказчиков, планом платежей подрядчикам и, тем более, планом платежей налогов, несмотря на то, что один-единственный не пришедший платеж от заказчика может полностью изменить картину планирования. Приходится постоянно вносить изменения в планы, заново их сводить и согласовывать со всеми службами. Учитывая, что каждый план – эта сложная система связанных расчетов, требующих многодневных трудозатрат, планирование деятельности из инструмента управления производственным процессом обычно превращается в формальную никому не нужную работу.
В результате, финансовые службы испытывают постоянную нехватку денежных средств на расчетных счетах, или их избыток. Материалы и оборудование закупаются заранее, пока есть свободные средства, а не к тому моменту, когда они реально нужны. А возрастающая конкуренция среди строительных компаний уже не позволяет вести конкурентную борьбу за рынок.
Основным решением вышеуказанных проблем ведения плановой деятельности – разработать и внедрить автоматизированную систему управления планово-экономической деятельности предприятия.
Следует отметить, что большую часть информации, необходимой для планово-экономического отдела, поступает из других служб. Информация о договорах с заказчиками и подрядчиками поступает из договорного отдела, об актах выполненных работ – из производственно-технического отдела, сметы – из сметного отдела, накладные – из бухгалтерии или со склада, информация о поступлении или переводу денег от подрядчиков или заказчиков – из бухгалтерии.
Бухгалтерия и склад на всех предприятиях уже автоматизированы.
Большой популярность пользуется программный продукт «1С:Предприятие» на Платформе v.7.7, такой как конфигурация «1С:Подрядчик строительства 4.0», разработанная фирмой «ИМПУЛЬС-ИВЦ». Данная конфигурация предназначена для автоматизации деятельности предприятий и организаций, выполняющих функции подрядчиков строительства. Конфигурация позволяет автоматизировать основные участки управления заказчика строительства: планирование и учет капитальных вложений, учет источников финансирования и взаиморасчетов, комплектация материалами и оборудованием, бухгалтерский учет деятельности предприятия. Учет выполнения строительно-монтажных работ в разрезе объектов строительства, статей затрат на строительство, технологической структуры затрат подрядчиков. Формирование справки о стоимости выполненных работ по форме КС-3. Сокращение затрат времени на обмен с документами и информацией достигается за счет обмена данными со сметными программами «1С:Смета».
В результате использования функционала «1С:Подрядчик строительства 4.0» возможно:
- Вести учет расчетов с заказчиками, поставщиками, проектными организациями в разрезе объектов;
- Вести учет материалов в разрезе материально-ответственных лиц, отклонений по приобретению;
- Вести учет работы автотранспорта, начиная от выписки, начиная от выписки первичных документов до аналитических отчетов по работе техники;
- Вести учет основных средств в разрезе мест хранения, забалансовый учет малоценных ОС;
- Вести учет внутрихозяйственных расчетов треста со своими структурными подразделениями (филиалами);
- Вести учет операций по передаче заказчикам законченных объектов с оформлением соответствующих актов КС-11 и КС-14;
- Вести учет поступления и использования денежных средств и контроль использования средств целевого финансирования;
- Вести учет оборудования, требующего монтажа, и строительных материалов в разрезе объектов строительства. Учет заготовительно-складских расходов по материалам и т.д.;
- Вести учет денежных документов;
- Вести учет вексельных операций.
Деловые процессы договорного отдела
Субъектами строительной деятельности являются инвесторы, заказчики, подрядчики, пользователи объектов строительства и другие юридические или физические лица. В соответствии с законом, отношения между субъектами строительной деятельности осуществляются на основе договоров, заключаемых между ними в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (ГК РФ).
При сооружении любого объекта недвижимости должны быть договорные отношения:
- между инвесторами и службой заказчика (договор об оказании возмездных услуг);
- между службой заказчика и проектной организацией на выполнение изыскательских работ, разработку проектно-сметной документации, осуществление авторского надзора за строительством (договор подряда);
- между службой заказчика и подрядчиком (генеральным подрядчиком) на строительство определенного объекта (договор строительного подряда);
- между генеральным подрядчиком (службой заказчика) и субподрядчиком на выполнение отдельных видов строительно-монтажных и пусконаладочных работ (договор субподряда);
- между заказчиком (службой заказчика, генеральным подрядчиком, субподрядчиком) и подрядчиком (производителем или посредником) на изготовление или поставку оборудования, инвентаря, строительных материалов и конструкций (договор купли-продажи или договор поставки).
Кроме того, имеют место договоры, имеющие опосредованное отношение к строительству, в том числе договор со страховой компанией на страхование строительных рисков, договор поручительства, договор лизинга, договор аренды и т.д.
Договорной отдел рассматривает, согласовывает и оформляет договора подряда и субподряда, контролирует их выполнение; контролирует правильность расчетов с заказчиками и субподрядчиками за выполнение строительно-монтажных работ.
Любой договор по действующему законодательству заключается по свободному усмотрению сторон, что дает возможность каждой из сторон выбора для каждого конкретного случая наиболее приемлемых условий и мер стимулирования к надлежащему исполнению принятых стороной обязательств и мер ответственности за нарушение договорных обязательств.
По договору строительного подряда подрядчик (исполнитель работ) обязуется в установленный договором срок построить по заданию заказчика определенный объект либо выполнить отдельные строительно-монтажные или пусконаладочные работы, а заказчик обязуется создать подрядчику необходимые условия для выполнения работ, принять их результат и уплатить обусловленную цену. В отдельных случаях, предусмотренных договором, подрядчик может принять на себя обязательство по эксплуатации объекта после его принятия заказчиком в течение указанного в договоре срока.
Повышения качества договорных отношений возможно за счет процесса ведения работы в программе «1С:Смета», реализованной на платформе «1С:Предприятие 8.0.», фирмой разработчиком «ИМПУЛЬС-ИВЦ». В результате, полностью исключаются затраты времени на формирование и отслеживание договоров, за счет задания параметров взаиморасчетов, кредитования, состава и сроков предоставления технической документации; возможно корректировка договорной цены.
Деловые процессы сметного отдела
Сметный отдел рассматривает и согласовывает сметную документацию, контролирует ее поступление, а также их выполнение; разрабатывает планово-расчетные цены на материалы и услуги для подразделений труда.
Ценообразование в строительстве – сложный и многофакторный процесс. Это обусловлено тем, что продукция строительного комплекса отличается необычайно большой материалоемкостью (как по объему, так и по номенклатуре), высокой трудоемкостью изготовления, длительным сроком производства, привязкой к мету строительства. Строительство многих объектов продолжается годы. В условиях инфляции приходится регулярно пересчитывать сметную стоимость с учетом коэффициентов и индексов инфляции.
Стоимость строительства – индивидуальная для каждого объекта. Даже при использовании типовых проектов, стоимость строительства всегда отличается и рассчитывается отдельно для каждого объекта. В связи с трудоемкостью работы, для специалистов было разработано программное обеспечение для составления, корректировки и проверки строительных смет.
Сегодня на рынке программного обеспечения, в области сметного ценообразования представлено более 20 сертифицированных Госстроем программ различных разработчиков. Причем, все эти программы находятся приблизительно на одинаковом уровне. Программы предназначены для составления, расчета, хранения и печати строительной сметной документации: проектных, исполнительных, ресурсных и сводных смет, ведомостей списания ресурсов М-29, накопительных ведомостей, ведомостей объемов работ и т.д.
В последние годы на рынке разработчиков сметного программного обеспечения ведется очень динамичное развитие. В связи с чем, сметчику приходится выбирать между многочисленным сметным программам, адаптироваться не только к новым разработкам программ, но и активно изучать нормативные акты и письма с указанием новых методов расчета и использованию новых нормативных баз.
В условиях перехода на новую сметно-нормативную базу (CНБ-2001) были выпущены новые «Методические указания по определению стоимости строительной продукции на территории Российской Федерации» (МДС – 81-35.2004). В течение всего времени, пока велась активная разработка новых нормативов, разработчики сметного ПО обсудили порядок распространения новых нормативов в электронном виде и позаботились о функциональном наполнении программного обеспечения. На сегодняшний день, сертифицированные в Госстрое сметные программы соответствуют требуемой полноте функциональных возможностей. Например, таких как, объему нормативных баз, наличию территориальных или ведомственных нормативов, дополнений, коэффициентов пересчета в текущий уровень цен, поправочных коэффициентов, технических частей и методических указаний.
В результате, пользователь начал задумываться об интеллектуальности и автоматизации программного обеспечения.
Некоторые разработчики начали задумываться в комплексном подходе автоматизации управления предприятием в одном программной среде. Так, фирма «1С» выпустила новое программное обеспечение на платформе «1С:Предприятие 8.0.» конфигурацию «1С:Смета» для автоматизации процесса составления сметной документации. Типовая конфигурация представлена основными типовыми функциями и выходными документами, она открыта к изменениям, может развиваться и пополняться.
Деловые процессы производственно технического отдела
Производственно-технический отдел принимает от заказчиков проектно-сметную документацию, контролируя своевременное поступление, комплектность и качество, обеспечивает технологической документацией строительно-монтажные управления и субподрядные организации; разрабатывает с участием других подразделений треста планы технического развития и организационно-хозяйственных мероприятий; проводит мероприятия по применению перспективных конструкций и эффективных материалов.
При использовании программы «1С:Смета», специалисты производственно-технического отдела значительно сокращают сроки подготовки сметной и учетной документации, расчета объемов работ и ввода данных о выполненных работах. Затраты времени на формирование актов выполненных работ и экспертизу сметной документации сокращаются и оперативно получают полную информацию об объемах и стоимости выполненных работ в разрезе строек, договоров, контрагентов, исполнителей за любой период времени, а также по состоянию на текущую дату.
Также, на платформе «1С:Предприятие 8.0» была разработана конфигурация «1С:Подрядчик строительства 3.0. Управление строительным производством», которая предназначена для автоматизации производственного планирования (составления календарных планов), ведения производственного учета и анализа хода выполнения строительно-монтажных работ.
В результате использования данного программного продукта пользователь исключает ручной труд в практической работе при формировании календарных планов и планировании потребности в ресурсах. Автоматизация учета и анализа выполнения работ календарного плана и автоматическая обработка значительных объемов учетной информации при большом количестве работ и объектов строительства может применяться как в классических подрядных организациях, так и в работе других участников инвестиционно–строительного процесса.
Деловые процессы бухгалтерии
Сложно найти современное предприятие, не автоматизировавшее свой бухгалтерский учет. Но, вложив средства в автоматизацию бухгалтерского учета, топ-менеджеры не получили финансовой отдачи, лишь только быстрое и качественное формирование отчетности. Позже возникло желание накопленные данные бухгалтерского учета использовать и анализировать также для целей управления предприятием. Некоторые руководители даже автоматизировали получение той небольшой части управленческой отчетности, которую можно было получить из бухгалтерских систем. Но руководителю нужно сравнивать фактические данные с плановыми; нужно иметь возможность оставлять сложные многоступенчатые планы, проигрывать сценарии. В итоге, фактических данных, введенных в целях работы с бухгалтерским учетом недостаточно. Возникает необходимость в решении этих задач, в их методологической проработке, в их автоматизации.
Для решения таких задач фирма «ИМПУЛЬС-ИВЦ» разработала программу «1С:Подрядчик строительства 2.3», предназначенную для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, частично финансового планирования и анализа в подрядных строительных организациях.
Основные функции конфигурации:
- планирование финансовых потоков, сопоставление с фактическими данными, сравнительный анализ объектов, динамика показателей по объекту, отчеты об оплате работ;
- получение точной и оперативной информации о наличии и использовании материалов и денежных средств;
- получение информации а расчетах с подрядчиками, поставщиками, заказчиками и покупателями услуг.
Программа «1С:Подрядчик строительства 2.3.» предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, частично финансового планирования и анализа в подрядных строительных организациях.
Система позволяет вести учет приобретения и реализации строительно-монтажных работ, определять финансовый результат в разрезе объектов строительства, распределять затраты по эксплуатации строительных машин на затраты основного производства.
Решение позволяет организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам и обеспечивающую финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
Прикладное решение создает единое информационное пространство для отображения финансово-хозяйственной деятельности строительного предприятия, охватывая основные бизнес-процессы. В то же время четко разграничивается доступ к хранимым сведениям, а также возможности тех или иных действий в зависимости от статуса работников. На предприятиях холдинговой структуры общая информационная база может охватывать все организации, входящие в холдинг. Это существенно снижает трудоемкость ведения учета за счет повторного использования разными организациями общих массивов информации. Необходимость повторного ввода информации исключена. Средством регистрации хозяйственной операции является документ, причем для ускорения работы широко используются механизмы подстановки данных «по умолчанию», ввод новых документов на основании ранее введенных.
Пример использования и взаимодействия программного обеспечения на строительном предприятии
Создание интегрированной системы
Многие строительные компании, в том числе крупные застройщики ведут расчеты в Excel и пользуются не всегда качественными «самописными» программами. Некоторые предприятия пытаются внедрить узкопрофильные системы автоматизации, созданные сторонними разработчиками - отечественными или западными. Стоит отметить, что далеко не все из этих систем подходят для автоматизации строительного бизнеса. Кроме того, процесс их внедрения может затянуться на месяцы и даже годы. Информация о договорах с заказчиками и подрядчиками и актах закрытия работ – из договорного отдела, сметы – из сметного отдела, накладные – либо из склада, либо из бухгалтерии, поступление денег от заказчиков и платежи подрядчикам – из бухгалтерии. Поэтому создаваемая система управления должна автоматически получать необходимые данные из бухгалтерской и складской программы. Данные о сроках и сметной стоимости выполняемых работ можно также автоматически получать из сметных программ. Гораздо перспективнее, использовать комплексный подход в автоматизации управления предприятием.
Дело еще и в нежелании некоторых руководителей менять существующий порядок вещей. Во-первых, вопросы о повышении конкурентоспособности или оптимизации затрат в ситуации строительного бума практически не ставятся. Во-вторых, многих владельцев предприятий строительной отрасли устраивает так называемая «лоскутная» автоматизация: программные решения используются для автоматизации отдельных участков деятельности компании (производственные процессы, бухгалтерия, составление смет, складской учет), а об интеграции всех операций с помощью одной системы даже речи не идет. Но у такого подхода немало «минусов», в частности:
- неполная информация о текущем состоянии дел (что чревато принятием неверных решений),
- отсутствие контроля над работой сотрудников (а это влечет за собой срывы сроков по проектам),
- невозможность отследить все финансовые потоки компании (следовательно, потеря денег)
Все это рано или поздно приводит руководителя к мысли о внедрении системы управления бизнесом. Компьютеризация строительства в последние десятилетия потребовала огромных материальных затрат и усилий большого количества специалистов. Была сформирована принципиально новая компьютерная методология проектирования и управления в строительстве, основанная на многокритериальных оценках, проработках различных вариантов, системном подходе к принимаемым решениям, современных информационных технологиях.
Интересен опыт разработки комплексного программного обеспечения на платформе «1С». Партнерами ЗАО «1С» созданы сотни отраслевых решений, в том числе и для предприятий строительного комплекса, примеры которых были приведены выше. Все эти системы реализованы на основе одной платформы «1С:Предприятие 8.0». Платформа позволяет организовать единую информационную систему для управления различными аспектами строительного предприятия – строительство, снабжение, бухгалтерия, бюджетирование, кадры и т.д. Одновременно в системе могут работать руководители нескольких отделов. Имеется алгоритм разделения прав доступа к редактированию и утверждению различных областей программы, с назначением персональной ответственности за заполнение любого документа. Каждая новая информация перераспределяется заинтересованным в ней пользователям в нужном для них виде. Система позволяет хранить и анализировать огромное количество информации, находить различные взаимосвязи и взаимодействия и может быть успешно адаптирована под потребности конкретного предприятия.
Ирина Маслова,
специалист по сметному делу фирмы «ИМПУЛЬС-ИВЦ»
